Montag, 4. November 2013

Lizenzvergehen, ihr Schaden!?

Der Computer und die heutige IT werden für das eigene Unternehmen immer wichtiger werden. Schützen Sie sich vor Missbrauch und kümmer Sie sich um Ihre Datensicherung.

Frage: In welchem europäischen Land sind in Unternehmen die wenigsten Raubkopien installiert?
Antwort: Italien! Der Staat hat bemerkt, dass durch Raubkopien auch keine Mehrwertsteuer gezahlt wird und prüft daher die Softwarelizenzen bei jeder Steuerprüfung gleich mit.

Ist die private Nutzung nicht erlaubt, kann der Mitarbeiter uneingeschränkt illegale Software auf Ihren Rechnern installieren, unerlaubte Downloads durchführen und Unternehmenssoftware an Freunde „weiter verleihen“. Lizenzvergehen sind neben der Privatnutzung also das zweite Risiko Ihrer Geschäftsführertätigkeit.
Der Autor war jahrelang als Berater und Lizenzspezialist in Konzernen unterwegs. Dabei musste er eines lernen: Jeder Administrator war felsenfest der Meinung, genau zu wissen wie die Rechtslage ist – und diese war (je nach Person) immer eine andere! Tatsache  ist, die meisten Leute haben überhaupt keine Ahnung, lachen aber über die Risiken.
Meist gibt es zwei Gründe, warum Lizenzvergehen überhaupt zu Problemen führen: Ein verärgerter Wettbewerber oder ehemaliger Mitarbeiter erstattet (anonym) Anzeige gegen Sie. Außerdem besteht in vielen Lizenzverträgen (denen man automatisch mit der Öffnung der Verpackung zustimmt) ein Prüfungsrecht. In diesem Fall wird eine externe Stelle die Prüfung durchführen. Gelegentlich erhalten Sie vorher noch ein freundliches Anschreiben, in dem Ihnen Unterstützung im Kampf gegen Verstöße angeboten wird. Wenn Sie nicht reagieren, ist selbstverständlich alles in Ordnung und Sie brauchen bei der folgenden Prüfung auch nichts zu befürchten.

Die Prüfung selbst fängt meist mit sehr einfachen Fragen an:

1)     Gibt es eine organisatorische Vereinbarung, die Lizenzverstöße ausdrücklich untersagt?
2)     Gibt es einen Prozess, der die ordentliche Nutzung von Software sicher stellt? Der Prozess muss selbstverständlich dokumentiert sein.
3)     Gibt es regelmäßige protokollierte Überprüfungen und kann man die Protokolle und Maßnahmen jetzt nachweisen?

Und Sie haben tatsächlich gedacht, die klappern Ihre Rechner ab und zählen die installierte Software, um die dann mit den im Chefzimmer aufbewahrten Lizenznachweisen zu vergleichen? Übrigens sind Rechnung keine Lizenznachweise: Jeder Hersteller regelt das ein wenig anders. Der eine vergibt Lizenzurkunden, der nächste eine personalisierte Nummer, beim Dritten wird Ihre Lizenz in einer Datenbank vermerkt, die Sie über das Internet einsehen könne und der Vierte betrachtet den Originaldatenträger als Nachweis. Die Rechnung gilt deshalb nichts, weil Sie die Software ja durchaus zwischenzeitlich veräußern können und die Ausgangsrechnung eben nicht zeigen.


Fazit: Glauben Sie nicht dem ‚gesunden Menschenverstand‘! Sichern Sie sich schriftlich und organisatorisch gegen Lizenzvergehen ab.

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